Projektabschluss
Beim Projektabschluss ist in erster Linie zu wichtig, dass er tatsächlich und formell stattfindet. Gemäß [Jenny, 2001] werden Projekte oft nie abgeschlossen. Nach den ersten Erfolgsmeldungen zum lauffähigen System wird im Hintergrund oft noch lange weiter laboriert, oder der Fokus der Beteiligten verschiebt sich bereits hin zu einem neuen Projekt. Ziel einer Projektauflösung ist die formale Bekanntgabe des Projektabschlusses, die Neuzuteilung von Verantwortlichkeiten, das offizielle Auflösen des Projektteams, das Sichern von Erfahrungswerten sowie das Festhalten des Systemzustandes beim Projektende. Diese Arbeiten umfassen je nach Projektgröße zwei bis sechs Monate. Die führungsbezogenen Abschlussarbeiten können in nachfolgende Sequenzen gegliedert werden – wobei zu berücksichtigen ist, dass ein Projektabschluss nicht notwendigerweise nur bei Projekterfolg erfolgen sollte, sondern auch bei möglichem Projektabbruch am Ende einer der Projektphasen (vgl. [Jenny, 2001]).
Produktabnahme
Bei der Produktabnahme wird das erstellte Informationssystem einer abschließenden System-Abschlusskontrolle unterzogen. Folgende Tätigkeiten empfehlen sich dabei:
- Systemabnahme: das System wird auf die Erfüllung der Vorgaben hin überprüft. Funktionalität, Stabilität, Leitungsfähigkeit und Qualität sind die massgeblichen Kriterien.
- Integrationsabnahme: das System wird ganzheitlich geprüft im Hinblick auf reibungslose Integration in die Umgebung, in die es eingebettet ist. Schnittstellen, Subsysteme und externe Module sind dabei ebenfalls Gegenstand der Betrachtung.
- Akzeptanzprüfung: Auch Abnahmetest genannt, wird dabei die Akzeptanz des Systems bei Benutzern, Kunden oder Auftraggebern geprüft.
Die Ergebnisse aus allen Prüfungen werden in einem Protokoll festgehalten, das bei den einzelnen Punkten den Grad der Erfüllung anführt und von allen Beteiligten unterzeichnet wird (vgl. [Jenny, 2001]).
Projektabschluss-Beurteilung
Bei der Projektabschluss-Beurteilung wird gesamte Projektabwicklung nochmals in den folgenden Schritten beleuchtet (vgl. [Jenny, 2001]).
- Beurteilung des Systems: hier wird das erstellte Produkt oder System anhand verschiedener Kriterien bewertet.
- Wurden die Ergebnisse gemäss Vorstudie realisiert?
- Zu welchem Grad entspricht das System den Zielvorgaben und die Dokumentation dem System?
- Vergleich des aktuellen Nutzens mit ursprünglicher Nutzenberechnung
- Wirtschaftlichkeitsanalyse (Kosten/Nutzen)
- Festhalten und Begründen aller Abweichungen von Zielsetzungen
- Dokumentieren aller nicht- oder teilerfüllten Anforderungen
- Beurteilung des Abwicklungsprozesses: alle beteiligten und betroffenen Personen werden hinsichtlich ihrer Beiträge und ihres Verhaltens im Projektverlauf bewertet. Dabei sind vor allem Grad, Häufigkeit und Qualität der Beteiligung von Interesse.
Projektabschlussbericht
Der Projektabschlussbericht enthält ein Resümee des gesamten Projektteams. Positive und negative Erfahrungen werden den ursprünglichen Erwartungen aus Benutzersicht sowie Systembetreibersicht entgegengestellt. Aussagen über tatsächlichen vs. geplanten Nutzen des Systems werden gesammelt, Abweichungen werden begründet. Abschließend wird und das weitere Vorgehen für die Systemübergabe festgehalten und alle Arbeiten definiert, die bis dahin noch notwendig sind (vgl. [Jenny, 2001]).
Erfahrungssicherung
Die abschließende Erfahrungssicherung ist daraif angewiesen, dass bereits im Laufe des Projektes alle Erfahrungsdaten strukturiert gesammelt und ausgewertet werden. Bei Projektende werden diese Daten nochmals überarbeitet. Die so gesammelten Daten sind von großem Nutzen für weitere Projekte, die damit auf fundierte Erfahrungswerte für Aufwandschätzverfahren und Kennzahlensysteme zurückgreifen können. Hier ist der Nutzen für den Projektleiter hervorzuheben, der so bessere Leitungen bei nachfolgenden Projekten erbringen kann. Gerade das Festhalten von Fehlern (bei Entscheidungen, Durchführung, Kommunikation..) und deren Auswirkungen ist entscheidend, da es die Grundlage für Verbesserungen ist (vgl. [Jenny, 2001]).
Einführungsnachbearbeitung
Bei Mängeln, die bei den Abnahmetests und in folgenden ersten Betriebsmonaten erkannt werden, sollte im Zuge der Einführungsnachbearbeitung nachgebessert werden. Diese Nachbearbeitungsphase sollte aber 3-6 Monaten nach Systemeinführung abgeschlossen sein. Ziel ist es dabei, die zu Projektbeginn definierte Funktionalität und Qualität für die Benutzer sicherzustellen. Die Umsetzung neuer Anforderungen oder Wünsche ist dabei nicht vorgesehen (vgl. [Jenny, 2001]).
Projektauflösung
Wenn das System alle definierten Anforderungen erfüllt und alle damit verbundenen (Nach-)Arbeiten abgeschlossen sind, ist die Grundlage für den Systembetrieb gelegt und damit das Projektende einzuläuten. Dazu sind folgende Schritte nötig (vgl. [Jenny, 2001]):
- Antrag auf Projektabschluss bei der Projektträgerinstanz
- Übergabe der Projekt- und Systemdokumentation
- Erstellung des Projektauflösungsprotokolls
- Projektabschluss-Sitzungen mit allen Projektgremien
- Projektabschlussbericht von allen Personen und Gremien unterzeichnen lassen
- Projektteam auf neue Aufgaben vorbereiten
- Freigeben aller Projektressourcen und Institutionalisierungen
Eines der zentralen Themen beim Projektabschluss ist, was mit dem Projektteam passiert. Diese Frage sollten sich Projektträger und Projektleiter bereits Monate vor dem Projektabschluss stellen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht empfiehlt sich ein sukzessiver Abbau des Projektpersonals, sobald es sich ergibt dass Personen bereits zu anderen Projekten überwechseln können.
Letzte Änderung: 02.11.2010, 00:56 | 665 Worte