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Initialisierung - Projektantrag, Machbarkeitsstudie

Die Projektinitialisierung transformiert eine Idee, einen Änderungsvorschlag oder ein Problem in ein Projekt zur Umsetzung bzw. Lösung. Ergebnis der Projektinitialisierung ist ein Projektantrag, der vom Portfoliomanagement geprüft wird.  
 
Ziele der Projektinitialisierung ist es einerseits, nur jene Ideen als Projekte umzusetzen, die auch ein Mindestmaß an Wirtschaftlichkeit und Nutzen mit sich bringen. Ob das für den jeweiligen Projektvorschlag der Fall ist, soll von mehreren beteiligten Personen gemeinsam erarbeitet werden, damit eine möglichst breit gefächerte Sicht auf das Vorhaben vorhanden ist. Hierbei sollen sogleich personelle Zuordnungen festgehalten werden, damit fürderhin die Verantwortlichkeiten für das Vorantreiben des Projektes festgelegt sind (vgl. [Jenny, 2001]). 
 

Projektantrag

Am Anfang steht die Analyse der Situation, der oft zitierte Ist-Zustand. Hierbei werden die in den vorangegangenen Kapiteln vorgestellten Überlegungen wie Projektkontext, Einflussgrößen und Umfang angestellt, und für das betreffende Projekt festgehalten. Der Analyse des Ist-Zustandes folgt naturgemäß die Festlegung des Soll-Zustandes, also ein sogenannter Anfoderungskatalog, der wie obenstehend bei den Zielen beschrieben durch Diskussion möglichst vieler Beteiligter entsteht (vgl. [Jenny, 2001]). 
Ergebnis der bis dahin erfolgten Bemühungen ist der Projektantrag, der folgende Punkte aufweisen sollte (vgl. [Jenny, 2001]): 
 
Projektantragskopf
Projektname, -nummer, Erstellungsdatum, Namen der Antragsteller
Kurzbeschreibung (System Charter)
Welche Bereiche, Organisationseinheiten, Personen und Geschäftsfälle sind betroffen?
Motivation
Warum soll das Projekt gemacht werden? Interne Motivation wie Erhöhung der Rentabilität oder externe Motivation wie Richtlinien (z.B. Basel II)
Nutzen
Welche Resultate werden erwartet, welche Ziele verfolgt? Z.B. Kosteneinsparungen, Erhöhung der Produktionskapazitäten, Qualitätsverbesserungen (TQM)
Kosten
Welche Ausgaben müssen wann wofür getätigt werden? Z.B. Entwicklungs-, Management-, Produktinvestitionskosten
Kosten / entgangener Nutzen bei Nichtrealisierung
Was sind die Konsequenzen bei Nichtdurchführung? 
  • Z.B. Verlieren der Lizenz (Basel II), Einbüßen des Technologievorsprungs auf Mitbewerb  
Organisatorische Auswirkungen
Auswirkung auf Ressourcen wie Personal, Sachmittel und andere Projekte / Aufgabenbereiche
Projektumfang
Anzahl Personentage, Einzelaufträge
Projektdauer
Gesamtdauer in Wochen oder Monaten, von Initialisierung bis Projektabschluss
Projektspezialitäten
Innovationsgrad, Erfahrungswerte, spezielle Rahmenbedingungen, besondere Methoden
Projektbedeutung
Einfluss auf Gewinn, Stärkung bzw. Verbesserung der Marktposition, Technologie- oder Imagevorsprung gegenüber dem Mitbewerb, Prestigeprojekt etc.
Risiken
Wo liegen die Risiken, wie hoch ist der Schaden im Risikofall? Abhängigkeit Komplexität - Risiko
Komplexität
Generell: je komplexer, desto riskanter ist das Projekt  
  • Betroffene Bereiche: welche Organisationseinheiten sind beteiligt, wie hoch sind die Abhängigkeiten? 
  • Veränderung: Werden Daten, Organisation, Geschäftsfälle und Technologie-Infrastruktur verändert, ist das Projekt im Veränderungsbereich sehr komplex. 
  • Methoden & Tools: bei Einsatz neuer bzw. vielfältiger Methoden & Tools kann sich die Komplexität stark erhöhen. 
Nächste Schritte
Was sind die nächsten Schritte nach Freigabe des Projektes?
Unterschriften
Unterschriften der Antragsteller und der Beauftragten
Der fertige Projektantrag wird nun beim Portfoliogremium eingereicht. Dort wird der Antrag auf Richtigkeit, Vollständigkeit, Konsistenz / Widerspruchsfreiheit überprüft. Projektdauer, Projektressourcen sowie Projektspezialität werden bewertet, und anhand des Portfolio-Finanzplans und Portfolio-Personalplans wird bewertet, ob das Projekt durchführbar ist. Die Priorität im Vergleich zu anderen Projekten im Portfolio wird aufgrund des erwarteten Nutzens sowie aufgrund von Bedeutung, Intensität, Risiken und Komplexität bestimmt (vgl. [Jenny, 2001]). 
 
Das Portfoliogremium entscheidet nun, ob der Antrag angenommen, abgelehnt oder zur Überarbeitung zurückgereicht wird. 
Letzeres geschieht häufig bei sehr komplexen (und damit riskanten) und umfangreichen Projekten und hat eine Machbarkeitsstudie zur Folge. 
 
Lesen Sie hier den Projektantrag unseres Beispielprojekts. 
 
 

Machbarkeitsstudie

Diese Machbarkeitsstudie hat ein sogenanntes Management Summary zum Ergebnis, das folgende Punkte beinhaltet, um die der Projektantrag erweitert wird (vgl. [Jenny, 2001]): 
 
Die Machbarkeitsstudie sollte nach [Jenny, 2001] einen Arbeitsaufwand von höchstens drei Personenmonaten und eine Dauer von höchstens zwei Kalendermonaten haben. 
 
Wird der Projektantrag schließlich angenommen, folgt die Definition des Projektes, die in einem umfassenden Projektauftrag resultiert, der auf den Angaben im Projektantrag aufbaut. 
Letzte Änderung: 08.12.2010, 11:23 | 607 Worte