Bevor der eigentliche Prozess mit der Identifikation der Risiken startet, müssen die Rahmenbedingungen festgelegt werden. Die Deutsche Industrie Norm spricht in diesem Zusammenhang von der Festlegung des Kontextes [DIN IEC 62198:2002-09]. Es soll eruiert werden, welchen Zweck das Projekt hat, welche Ziele es verfolgt und welche Ergebnisse bei den Phasenenden und bei Projektende vorliegen sollen. Des Weiteren muss festgehalten werden inwieweit Schnittstellen zu anderen Projekten vorhanden sind, bzw. wie sich die Projektergebnisse von anderen Projekten auf das aktuelle Projekt auswirken. Vorgaben, seien sie strategischer oder organisatorischer Art, der Unternehmensleitung sollen ebenfalls in dieser Phase festgehalten werden. Auch die im Risikomanagement vorkommenden Rollen und Verantwortlichen sollen im Rahmen der Definitionsphase definiert, fixiert und dokumentiert werden.  

 

[DIN IEC 62198:2002-09] 

 

Im Prinzip dient diese Phase des Risikomanagements dazu, die Umgebungseinflüsse des Projekts und dadurch auch der Risiken zu definieren und die Grenzen klar abzustecken. Nur so ist es möglich all jene Risiken zu entdecken, die sich negativ auf das Projekt auswirken können. 

 

Als verdeutlichendes Beispiel für die Wichtigkeit dieser Phase sollen an dieser Stelle die strategischen Ziele eines Unternehmens dienen. Wir nehmen an, dass es ein strategisches Ziel eines Unternehmens ist, keine Produkte herzustellen, welche in ihrer Hauptaufgabe dazu dienen, Menschen zu verletzen. Werden nun die Anforderungen des Projekts durch den Kunden dahingehend verändert, dass das Projektergebnis ein Produkt hervorbringt, dass für die Verletzung von Menschen bestimmt ist, so widerspricht das dem strategischen Ziel des Unternehmens. Das Risiko und dadurch auch die Gegenmaßnahmen, dass so ein Fall auftreten kann, kann aber nur dann identifiziert und festgelegt werden, wenn von vornherein klar ist, wie die strategischen Ziele des Unternehmens aussehen.